Frá skjalaflóði í kraftmikla stafræna lausn: Umbreyting innri vefs Landsbjargar

Slysavarnafélagið Landsbjörg er stærsta sjálfboðaliðafélag Íslands með samfélagslega mikilvæga starfsemi sem er flókin í skipulagi. Félagið samanstendur af yfir 140 sjálfstæðum einingum, með hátt í 30.000 skráða félagsmenn, þar af um 15.000 virka á hverjum tíma. Hver mínúta getur skipt sköpum í björgunaraðgerðum og skilvirk og öflug upplýsingamiðlun er því lykilatriði fyrir starfsemi félagsins.

Áskorunin: Flókið skipulag kallar á öfluga lausn

Félagið hafði lengi nýtt sér eldri innri vef sem bauð þó upp á takmarkaða möguleika.

• Flókið skjalakerfi gerði það erfitt fyrir starfsfólk að nálgast nauðsynlegar upplýsingar.

• Mikið var um PDF skjöl sem ekki var hægt að leita í.

• Upplýsingamiðlun var einhliða og krafðist umsýslu starfsfólks.

Slysavarnafélagið fann skýra þörf fyrir nútímalegri og notendavænni lausn.

Lausnin: Sérsniðin stafræn umbreyting

Verkefnið krafðist djúprar tækniþekkingar til að samþætta gríðarlegt magn gagna í notendavæna lausn. Origo þróaði í samvinnu við Landsbjörgu:

Persónumiðað viðmót

• Sérsniðið viðmót fyrir hvern notanda byggt á hlutverki.

• Sjálfvirkt tilkynningarkerfi með SMS áminningum.

• Einfaldar og skýrar leiðir að mikilvægum upplýsingum.

Samþætta skjalastjórnun

• Fullkomin tenging við SharePoint.

• Sjálfvirk birting fundargerða og mikilvægra gagna.

• Skipulagt flæði skjala með öruggri vistun.

Netverslun

• Einfalt pöntunarferli fyrir útkallsfatnað og búnað.

• Samþætting við öll undirliggjandi kerfi.

• Sérhæfð heildverslun fyrir flugeldapantanir í þróun.

Nýr, lifandi og gagnvirkur vettvangur

Í kjölfar þarfagreiningar hófst hönnun nýs vefs með skýrum markmiðum: að umbreyta samskiptum innan félagsins úr einhliða upplýsingagjöf í lifandi, gagnvirkan vettvang sem hvetur til virkrar þátttöku og auðveldar samskipti milli félagseininga og félagsmanna.

Nýr innri vefur Landsbjargar hefur bylt upplýsingamiðlun félagsins. Þar sem áður voru óleitanleg skjöl, eru þau nú geymd á aðgengilegu og vel skipulögðu formi. Leitarvirkni og skipulag vefsins gerir félagsmönnum kleift að finna nauðsynlegar upplýsingar á augabragði.

Nú geta félagsmenn einnig séð alla viðburði á einum stað og skráð sig á þá á einfaldan hátt, án þess að þurfa að treysta á tölvupósta eða samfélagsmiðla. Þetta auðveldar ekki aðeins félagsmönnum að hafa yfirsýn, heldur veitir Landsbjörgu aðgengileg gögn um þátttöku sem nýtast meðal annars til að meta framtíðarviðburði.

Vefurinn sýnir hvernig flóknum verkefnum má umbreyta í notendavænar lausnir sem mæta fjölbreyttum þörfum og krefjandi tæknilegum áskorunum.

Innri vefur Landsbjargar

Sérsniðið viðmót

Ekki aðeins hefur verið opnuð ný gátt fyrir upplýsingamiðlun, heldur hefur verið skapaður vettvangur þar sem upplýsingar eru lifandi, aðgengilegar og sniðnar að þörfum hvers og eins notanda. Skipulag vefsins hefur verið endurskoðað og hannað með það að markmiði að einfalda leit og auka yfirsýn.

Viðmótið sem tekur á móti félagsmönnum á nýja vefnum er sérstaklega sniðið að hlutverki hvers félagsmanns. Allir félagsmenn hafa aðgang að grunnupplýsingum, en stjórnarhlutverk opna ýmsa viðbótarmöguleika. Tilkynningarkerfi var sett upp sem tryggir að mikilvægar upplýsingar nái til allra, þar sem SMS áminningar eru sendar þegar þörf þykir. Til dæmis við útköll.

Aukinn tímasparnaður og áreiðanleiki með einfaldari skjalastjórnun

Tenging við SharePoint hefur einfaldað skjalastjórnun og tryggir að öll skjöl skili sér örugglega á rétta staði. Fundargerðir og mikilvæg gögn eru birt sjálfvirkt, sem sparar tíma og minnkar möguleika á mistökum.

Einfaldara pöntunarferli með sameinaðri netverslun

Að auki við bætt upplýsingaflæði var markmið innri vefsins einnig að sameina og tryggja betra aðgengi að netverslun Landsbjargar. Nýja netverslunin gerir félagsmönnum kleift að panta útkallsfatnað og aðrar nauðsynjavörur á einfaldan og skilvirkan hátt. Verkefnið fól í sér flókna samþættingu margra kerfa og gagnaflokka, þar sem tryggja þurfti samspil á milli netverslunar, skráningarkerfa og annarra gagnferla.

Fyrir stjórnarmenn verður í framhaldi sett upp heildverslun fyrir flugeldapantanir, sem áður var unnið með handvirkum hætti í gegnum tölvupóstsamskipti og excel skjöl. Með þessum hætti er tryggt að kerfið standi undir fjölbreyttum og tæknilega krefjandi þörfum félagsins.

Með stafrænu umbreytingarverkefni Landsbjargar hafa samskipti innan félagsins orðið markvissari, ferlar skilvirkari og gögn ríkari. Upplýsingar sem áður kröfðust tölvupósta og símtala eru nú aðgengilegar á einum stað í sameinaðri gátt. Kerfið er orðið "one-stop-shop" fyrir allar helstu upplýsingar og samskipti og leggur þann grunn að áframhaldandi stafrænum framförum hjá Slysavarnafélaginu Landsbjörg.